برنامه ریزی عملیاتی
برنامه های راهبردی (اهداف و راهبردها) لازم است به اهداف کمی قابل تحقق، معیارهای قابل سنجش و دارای نتایج ملموس، فرموله شده و تفسیر شوند. برنامه‌های عملیاتی از طریق شناخت، پیش‌بینی و تعیین مراحل انجام عملیات، راهبردهای کلان و به تبع آن اهداف کلان و چشمانداز سازمان را محقق می‌سازند. برنامه‌های عملیاتی باید با کلماتی نظیر اجرا، ایجاد، برگزاری و انجام شروع شوند. علاوه بر این، برنامه‌های عملیاتی باید دارای ویژگی‌های زیر باشند:
- زیرمجموعه راهبرد کلان باشند: به این معنا که برنامه‌های عملیاتی باید در راستای تحقق راهبرد کلان باشند.
- جامع و مانع باشد: به این مفهوم که اگر هر کدام از برنامه‌های عملیاتی جداگانه در محدوده زمانی خود انجام گیرد بخشی از راهبرد کلان تحقق یابد و مجموعه برنامه‌های عملیاتی، راهبرد کلان را به صورت کامل محقق نمایند و علاوه بر این با یکدیگر همپوشانی نداشته باشند.
- اولویت سازمان باشند: ممکن است برنامه‌های عملیاتی زیادی را بتوان برای تحقق یک راهبرد کلان ذکر نمود ولی در اینجا باید برنامه‌های عملیاتی که اولویت بیشتری برای اجرایی شدن دارند و مبتنی بر منابع سازمان هستند تدوین شوند.
- قابل اندازه‌گیری باشند: به صورتی که در پایان محدوده زمانی بتوان مشخص نمود برنامه عملیاتی به چه میزان تحقق یافته است. به این ترتیب هر برنامه عملیاتی باید دارای یک نتیجه کمّی باشد.
- افق زمانی کوتاه مدت نداشته باشند: برنامه عملیاتی نباید به گونهای تدوین شود که بازۀ زمانی کوتاهی برای اجرا لازم داشته و در حد یک فعالیت باشد، بلکه برنامه عملیاتی خود شامل چند فعالیت است.
- هماهنگ با منابع سازمان باشند: برنامه‌های عملیاتی باید با توجه به منابع و امکانات موجود و احتمال تحقق منابع مازاد مورد نیاز تدوین شوند.
- هماهنگ با سایر برنامه‌های عملیاتی: در صورت نیاز تقدم و تأخر آنها رعایت شود.
مقالات و پژوهش های برتر در نظام برنامه ریزی دانشگاهی
- با توجه به لزوم هماهنگ سازی و ایجاد همراستایی بین سند تحول دانشگاه با اسناد بالادستی از جمله سند چشم انداز کشور، چشم انداز دانشگاه برای افق 1404 در نظر گرفته شده است؛ اما با توجه به اقتضائات محیطی، شرایط و فضای برنامهریزی در کشور و لزوم ایجاد بستر و ظرفیت لازم و همراهی دانشگاهیان در تدوین، اجرا و پیاده سازی برنامه و ضرورت پایش، ارزیابی، بازخورد و بازنگری لازم توسط کارشناسان تخصصی طرح و برنامه، ایجاب می کند که جزئیات برنامه در بازه زمانی کوتاه تری تدوین شود؛ بر این اساس، مجموعه برنامه های عملیاتی، در دو بازه سه ساله (طرحها و اقدامات اجرایی برنامه اول برای بازه زمانی 1401-1399 و برنامه دوم برای بازه زمانی 1404-1402)، تدوین خواهد گردید.
- تبیین ضرورت تحول در دانشگاه و به تبع آن، انجام اقدامات فکری و عملی، بر اساس دورنما و برداشت کلی است که از آموزش عالی در مقیاس ملی و بین المللی وجود دارد؛ بنابراین، به استناد تجارب قبلی و تحلیل های چندگانه (تحلیل اسناد بالادستی، تحلیل محیطی، تحلیل ذینفعان، آینده نگاری، مطالعات تطبیقی و مطالعات رتبه بندی)، برنامه تحول راهبردی دانشگاه شامل: مأموریت، چشمانداز، ارزشهای محوری، اهداف و راهبردهای دانشگاه تدوین گردیده است. در برنامه مذکور، هفت هدف کلان، موسوم به "الگوی تحول" تدوین و 50 راهبرد لازم برای اتخاذ جهتگیری مناسب و تحقق اهداف پیشنهاد گردیده است.
- در تدوین برنامه عملیاتی و شاخصهای کلیدی عملکرد و درج مقادیر هدفگذاری شده برای شاخصها، لازم است تکالیف اسناد بالادستی، مصوبات، سیاستها و موضوعات راهبردی هیئت امنا، راهبردها و سیاستهای جاری وزارت علوم و نیز شرایط، منابع، تجارب، الزامات (فکری، ساختاری، مالی، اداری و منابع انسانی) و توانمندیهای زمینه ای و محیطی دانشگاه با رویکرد آینده اندیشانه مدنظر قرار گیرد.
- به منظور دستیابی به اهداف کمی و کیفی مندرج در برنامه راهبردی و تعیین نسبت مطلوب هر یک از آنها در پایان برنامه، در این بخش بایستی شاخص های عملکرد کلیدی را مشخص کرد؛ و سپس با مقایسه وضع موجود، مقدار این شاخص ها را در هر سال مشخص کرد تا بتوان در پایان برنامه به نسبت مطلوب هر یک از شاخص های عملکرد دست یافت. بنابراین، لازم است شاخص های لازم تعریف، شناسایی و افزوده شده و مقادیر هدف گذاری شده برای شاخصها درج و متولی آنها برای تفکیک و شفاف نمودن مسئولیتها تعیین شوند. هر قدر شاخص ها دقیق تر شناسایی شده و مقادیر آنها به درستی پبش بینی شوند، میزان تحقق پذیری و اثربخشی آنها نیز بیشتر خواهد بود. لازم به ذکر است شاخص های راهبردی (معیارهای کلیدی عملکرد)، سنجه ها یا معیارهایی هستند که به کمک آنها میتوان میزان تحقق برنامه های عملیاتی را اندازه گیری کرده، مورد پایش و ارزیابی قرار داد. این معیارها، لازم است دارای ویژگیهایی همچون: قابلیت سنجش، قابلیت تحقق و دست یافتنی، متناسب با تحلیل محیطی و تحلیل ذینفعان، سازگار با مأموریت و همراستا با چشم انداز دانشگاه باشند.
- به منظور تسهیل در فرایند پایش و ارزیابی، لازم است برخی از برنامه های عملیاتی یا طرحهای اجرایی که ماهیت کیفی، پیچیده یا چند بعدی دارند را در قالب اقدامات و فعالیتهای معین و با تعیین وزن و درجه اهمیت آنها به شاخص های کمی افزود.
- به منظور تقویت هماهنگی و تسهیل در پایش، لازم است برخی اقدامات که ماهیت پیچیده و چند بعدی دارند را در قالب مراحل و گام هایی تعریف کرده و به صورت شناسنامه اقدامات تنظیم کرده و جزو ضمائم این گزارش ارائه شود.
- استفاده تمام واحدهای دانشگاه از فرم یکسان برای تفیق، تجمیع و مقایسه برنامه ها
- تفکیک امور جاری از برنامه های عملیاتی و جدا سازی مفهوم شرح وظایف و روالهای کاری از برنامه های عملیاتی
- تلفیق برنامه های در دست اجرای دانشگاه در قالب اقدامات و فعالیتهای برنامه عملیاتی
- تفکیک و شفاف نمودن مسئولیتها به نحوی که هر فعالیت یک مجری داشته باشد.
- تلاش برای چابک سازی و ساده سازی برنامه و حذف همپوشانی ها و زواید
- مشارکت حداکثری معاونت ها، مدیریت ها، دانشکده ها، گروهها، اعضای هیئت علمی و کارکنان در تدوین برنامه عملیاتی
- ایجاد انسجام و سازگاری در اقدامات، برنامه ها و فعالیتها همراستا با اهداف کلان و همسو با چشم انداز مدون برای افق 1404
- ساده سازی و کاهش تعداد اقدامات و تمرکز بر طرحها و اقدامات خلاقانه، تحولی، ابتکاری و راهبردی
- توجه به نقاط اهرمی، تمرکز بر رویه های اجرایی مهم و عدم ورود به فرایندهای اجرایی جزئی
شیوه نامه تدوین برنامه عملیاتی در دانشگاههای علوم پزشکی
الگوی پیشنهادی تدوین برنامه راهبردی دانشگاهها - توصیه شده توسط وزارت عتف
شیوه نامه برنامه ریزی عملیاتی دانشگاه علوم پزشکی گیلان
