تحول سازمانی و بهره وری

 

جایگاه تأثیرگذار دانشگاه و تغییرات پی‌درپی محیطی، ضرورت پرداختن به برنامه تحول را آشکار می­ سازد. بر این اساس، یکی از حوزه ­هایی که می ­بایست به‌عنوان یکی از زیرساخت ­های برنامه موردتوجه قرار گیرد سازمان و مدیریت منابع (مدیریت بهره ­وری) است. برنامه تحول هنگامی می­تواند موجب ارتقای دانشگاه شود که منابع در دسترس آن به‌درستی مدیریت و تقویت شوند. می­ توان گفت مدیریت بهره‌وری، همراه با مدیریت راهبردی و مدیریت کیفیت، ارکان سه‌گانه مدیریت مطلوب دانشگاه‌ها در دنیای امروز است.

بهره ­وری در دانشگاه، مقوله جدیدی است که به دنبال طرح موضوع بهره ­وری در جامعه­ی متحول و پویا مطرح می­گردد. تحقق اهداف و دستاوردها و نتایج مورد انتظار در ابعاد مختلف علمی، آموزشی، پژوهشی، فناوری، اداری، مالی، منابع انسانی و ... مستلزم تدوین برنامه­ای جامع در زمینه بهره ­وری و اجرای کامل آن‌هاست و مدیریت دانشگاه نمی­ تواند بدون توجه به واقعیات و نتایج حاصل از فعالیت­ها، مدیریت مؤثر خود را بر فرایندها اعمال نماید. برخی مواقع، مفاهیم بهره‌وری، کارایی و اثربخشی با یکدیگر اشتباه می­ شوند؛ بنابراین، لازم است هر یک از این مفاهیم به‌وضوح مشخص گردیده و وجه تمایز آن‌ها تعیین شود. کارایی عبارت است از نسبت تولید کالاها یا خدمات نهایی به منابع به کار رفته در آن. در اینجا کارایی تنها به افزایش کمی تولید و یا عملکرد توجه دارد. بااین‌حال، این مفهوم از بهره ­وری و شیوه اندازه ­گیری، میزان دستیابی به اهداف مطلوب یا موردنظر را اندازه نمی ­گیرد. اثربخشی برخلاف کارایی، روشی است که چگونگی تحقق اهداف را می­سنجد. این مقیاس، اثرات برنامه را بر جامعه کمی کرده و مشخص می­ کند که آیا برنامه از نهادها یا منابع برای نائل شدن به اهداف استفاده بهینه کرده است یا نه. بهره ­وری، ترکیبی از کارایی و اثربخشی است. اثربخشی با عملکرد مرتبط است درحالی‌که کارایی با استفاده مفید از منابع ارتباط دارد. با توجه به مطالب پیش‌گفته می­ توان تعریف دیگری از بهره ­وری ارائه داد که مفهوم آن را بهتر و رساتر بیان می­کند و درواقع، بهره ­وری معیاری است که موارد زیر را شامل می­شود: 1. میزان تحقق اهداف و نتایج مورد انتظار؛ 2. چگونگی استفاده کارا از منابع جهت تولید کالا یا ارائه خدمات؛ 3. مقایسه آنچه به‌دست‌آمده با آنچه امکان داشته است.

ایجاد نگرش راهبردی نسبت به بهره­ وری در دانشگاه مستلزم ایجاد زیرساخت­های لازم در سطح مجموعه است. اجرای برنامه ­های ویژه برای بهبود بهره ­وری بدون تغییر نگرش اعضای دانشگاه و نیز بسترسازی لازم، اگرچه ممکن است دستاوردهایی به همراه داشته باشد اما نمی ­تواند ضامن بهبود مستمر و قابل‌ملاحظه‌ای در بهبود بهره ­وری باشد. لذا ایجاد اعتماد، مشارکت و همکاری تمامی کارکنان و ایجاد نگرش مثبت در آن‌ها، می­تواند به‌طور کارآمد موجب بهبود و ارتقای بهره ­وری شود. ایجاد فرایند مدیریت بهره‌وری، تلاشی فراگیر برای تغییر و تحول در دانشگاه است که برای موفقیت آن بایستی موارد ذیل به‌طور مناسب مدنظر قرار گیرد: اعتقاد به کار گروهی و مداوم برای بهبود در دانشگاه؛ اعتماد متقابل بین مدیریت و کارکنان؛ وجود رهبری و مدیریتی توانا و لایق برای ایجاد تغییر؛ برقراری سیستم ارتباطی مؤثر در دانشگاه؛ تناسب تغییر با توان و امکانات دانشگاه؛ برقراری سازوکار تشویق و پاداش و سهیم کردن کارکنان در منافع حاصل از بهبود؛ امنیت شغلی، رضایت شغلی و تعهد سازمانی و ایجاد شرایطی که شغل کارکنان بخشی از زندگی آن‌ها باشد؛ پذیرش مقاومت در برابر تغییر؛ آموزش مستمر سطوح مختلف افراد دانشگاه. درمجموع، بهره‌وری یک فرایند تغییر است که اجرای مطلوب آن مستلزم هدفی ارزشمند و مشخص و به‌کارگیری امکانات موجود برای تحقق آن هدف است. مهم‌ترین عامل در تحقق اهداف مورد انتظار، فراهم نمودن زمینه‌های لازم به‌منظور ترغیب نیروی انسانی به مشارکت و همیاری در ارائه تفکر، خلاقیت، کار گروهی و ... است. افزایش توان رقابتی دانشگاه و صرفه­ جویی در منابع موجود نیاز به بهبود بهره­وری در سطح دانشگاه بوده و این امر مستلزم شناخت سیستم دانشگاه و آگاهی از وضع موجود است.

 

1   اهمیت مطالعات تحول و بهره وری سازمانی

 

1 طرح جامع بهره‌وری سازمانی و صرفه‌جویی منابع

 

bullet شرح وظایف

شناسايي و تدوين سالانه شاخص‌هاي بهره‌وري و تحول اداري به تفكيك هر واحد

اندازه‌گيري مستمر شاخص‌ها در هر دوره

بررسي شاخص‌هاي اندازه‌گيري شده در هر دوره و تحليل نقاط قوت و ضعف واحدها

ارائه نتايج و تحليل‌هاي هر دوره به واحدها و پيگيري دريافت برنامه‌هاي بهبود

بررسي برنامه‌هاي بهبود و ابلاغ برنامه‌هاي مصوب به واحدها

نظارت بر حسن اجراي برنامه‌هاي بهبود در واحدها

تهيه گزارش‌های مديريتي و ارسال به مراجع تصميم‌گيري دانشگاه

برگزاري كارگاه‌هاي تخصصي بهره‌وري و تحول اداري

تهيه آمار، اطلاعات و گزارش‌هاي مرتبط با موضوعات بهره‌وري و تحول اداري و در صورت لزوم اطلاع‌رساني آن‌ها

نظارت و پيگيري اجراي مصوبات و بخشنامه‌هاي مرتبط با تحول اداري

بروز رساني اطلاعات واحد بهره‌وري و تحول اداري بر روي سايت مدیریت طرح و برنامه