مقدمه

اساس و ساختار طراحی سازمان‌ها بر رویکردهای نوین بنا شده است. این رویکرد، سازمان را نه بعد از ساختار سازمانی، بلکه با استفاده از محرک­های تحقق و تکوین آنچه به پیدایش خدمت و محصول منجر می‌شود مورد هدف قرار می‌دهد که به مفهوم رایج فرآیند یا مدیریت سازمان بر اساس فرآیندها اطلاق می‌گردد. تعمیم این دیدگاه و این سبک از مدیریت باعث گردیده تا سازمان­های متقاضی از روش­ها و شیوه‌های گوناگونی جهت شناسایی، طراحی، مستندسازی و به‌کارگیری فرآیندهای خود استفاده نمایند. پرواضح است که انتشار این دیدگاه در سازمان­ها ایجاب می‌نماید تا ضمن در اختیار داشتن رویکردی شفاف و معین، به‌گونه‌ای عمل شود تا کلیه کاربران امروز و ذینفعانی که در آینده به این گروه اضافه خواهد شد، از ساختاری واحد استفاده نمایند

فرآیندها از مهم‌ترین ارکان هر سازمان هستند که فعالیت‌های اجرایی، سازمان‌دهی نیروی انسانی و حتی ساختار تشکیلاتی را تحت تأثیر قرار می‌دهند، به‌عبارت‌دیگر فرآیندها به دنبال تحقق اهداف اساسی سازمان می‌باشند و در نگرش سیستمی با یکدیگر در تعامل هستند. بدون تردید قبل از هرگونه تغییر یا اصلاح در ابتدا باید به فرآیندها مراجعه کرد، لذا مستندسازی فرآیندها اولین گام برای بهبود سازمان خواهد بود. بر اساس تحقیقات علمی در حوزه مدیریت و اصلاح ساختار تمامی سازمان برای آغاز تغییرات نسبت به مستندسازی و به هنگام سازی فرآیندها اقدام می‌نمایند. شکی نیست که بدون مستندسازی فرآیندها مدیر و کارکنان سازمان، درک درستی از وضعیت سازمان و موقعیت خود نخواهند داشت و بدون اطلاع از چگونگی فرآیندها برای رسیدن به رضایت مشتریان، ارتقاء کیفیت خدمات و امور جاری در سازمان و حتی کاهش هزینه‌ها و بهینه‌سازی و اتوماسیون اداری را به هدفی دست‌نیافتنی مبدل می‌نماید و هزینه‌های زیاد و غیرضروری به سازمان تحمیل می‌شود که نتیجه آن کاهش کیفیت خدمات و نارضایتی است. مهندسی مجدد و مدل‌سازی فرآیندها موجب افزایش کارایی و اثربخشی مدیریت سازمان خواهد شد.

بدیهی است مبحث فرآیند گرایی فصل مشترک بسیاری از سیستم­های مدیریتی از قبیل سیستم مدیریت کیفیت، تعالی سازمانی بهره‌وری طرح تکریم ارباب‌رجوع و ..... می­باشد و اگر در سازمانی این مهم به خوبی انجام گردد می­توان ادعا نمود که زیرساخت بسیاری از سیستم­های مدیریتی تأمین شده است.

امروزه فرایندها، کلید موفقیت هر سازمان هستند. فرایندها، هسته اصلی کسب‌وکار سازمان محسوب می‌شوند. بنابراین داشتن رویکرد مدیریت فرایند در سازمان‏ها بسیار حائز اهمیت است. مدیریت فرایند با داشتن الگوهای متعدد مورد نیاز سازمان‏ها، روشی یکپارچه و نظام‏مند را برای طراحی، اجرا، تحلیل و توسعه، کنترل و مدیریت فرایندها در جهت دستیابی به نتایج هدف‌گذاری شده همسو با اهداف استراتژیک سازمان، ارائه می‌نماید. دانشگاه نیشابور در سال 98، با هدف استقرار نظام جامع مدیریت فرایندها، شروع به فعالیت نموده است. این مدیریت بنا دارد پس از شناسایی کلیه فرایندهای کاری دانشگاه، نسبت به مستندسازی، مدل‌سازی، تحلیل،بازطراحی، اصلاح، بهبود و مکانیزه کردن فرایندهای دانشگاه (به ویژه فرایندهای ساخت یافته و دارای اولویت) اقدام نماید. علاوه بر این مقرر است طی دوره‏ های کاری معینی با پیاده‏ سازی روش‏ های اجرایی پايش و اندازه‌گيري فرايند و پايش و اندازه‌گيري خدمت در جهت ارزیابی و کنترل فرایندها گام‏های مؤثری برداشته شود. 

 

1 بهبود فرایندها و اهمیت آن

 

bullet شرح وظايف

طراحی و بازطراحی نقشه جامع‌ فرایندهای دانشگاه  

مستندسازي فرايندها و فعاليت‌هاي دانشگاه و بازنگري مستمر مستندات

پايش و اندازه‌گيري مستمر فرايندها و فعاليت‌هاي دانشگاه و انجام اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه

كنترل مستمر و نگهداري اسناد و سوابق دانشگاه و امحاي مستندات منسوخ شده

طراحی و بازطراحی فرايندهاي اصلي و كليدي دانشگاه

همکاری در استقرار فرایندها و نظارت بر حسن اجراي مدل بهبود يافته فرايندهای دانشگاه

هدايت کارگروه‌هاي بهبود فرايندها و فعالیت‌های دانشگاه

انجام مطالعات در زمینه استقرار نظام‌ها و مدل‌های مدیریت فرایندها