سازمان يعني سيستم پردازش اطلاعات؛ بدين معني كه سازمان اطلاعات را مي‌گيرد و آن را از صافي‌هاي خود مي‌گذراند، با توجه به آموخته‌هايش آن را پردازش مي‌كند، تفسير مي‌نمايد، تغيير مي‌دهد و سرانجام بر آن اساس عمل مي‌كند. همانطور كه از نام سازمان مشخص است، سازماندهي، اساسي‌ترين عنصر در فرايند شكل‌گيري و تداوم سازمان محسوب مي‌شود. تقسيم وظايف، تعيين مسئوليت‌ها، اختيارات و تعيين ارتباطات ميان دواير و افراد، سازماندهي ناميده مي‌شود. با توجه به اصل سازماندهي، ساختار يك سازمان پي‌ريزي مي شود و ساختار سازماني يك نمايش رسمي از طرز قرار گرفتن پست‌هاي سازماني و ارتباطات آن‌ها در سازمان است.

سازمان‌دهی، اساسي‌ترين عنصر در فرايند شكل‌گيري و تداوم سازمان محسوب مي‌شود. تقسيم وظايف، تعيين مسئوليت‌ها، اختيارات و تعيين ارتباطات ميان حوزه‌ها و افراد، سازمان‌دهی ناميده مي‌شود. با توجه به اصل سازمان‌دهی، ساختار يك سازمان پي‌ريزي می‌شود و ساختار سازماني يك نمايش رسمي از طرز قرار گرفتن پست‌هاي سازماني و ارتباطات آن‌ها در سازمان است. طراحي ساختار از مسئوليت‌هاي خطير مديريت محسوب مي‌شود و بسته به اينكه چگونه صورت بگيرد و چگونه اجرا شود، مي‌تواند سازمان را به موفقيت يا شكست برساند. بنابراين طراحي ساختار سازماني متناسب با اهداف سازمان و حفظ پويايي آن، يك نياز ضروري است و نكته مهم‌تر آنكه يك ساختار سازماني مناسب از دوباره‌كاري، اختلاف، اصطكاك و اتلاف نيروها و منابع جلوگيري كرده و ضمن داشتن قابليت انعطاف، قادر به پاسخگويي به تحولات محيط خود است.

ه طور کلی می‌توان گفت که ساختار سازمانی، چارچوب اساسی سیاست‌ها و قوانین سازمان است؛ در این چارچوب، هر سازمان خطوط قدرت، فرایندهای تصمیم‌گیری و کانال‌های ارتباطی خود را تنظیم می‌کند. ساختار سازمانی نشان می‌دهد که چگونه نقش، قدرت، اختیار و مسئولیت در سازمان توزیع شده و چگونه کنترل و هماهنگ می‌شوند. اطلاعات چگونه بین سطوح مختلف مدیریت جریان پیدا می‌کند و روابط بین سطوح مختلف سازمان چگونه است. تصمیم‌گیری در سازمان برعهده چه بخش‌ها و افرادی است. ارتباطات بین افراد و بخش‌های مختلف سازمان چگونه است و سازمان با محیط بیرونی چگونه تعامل برقرار می کند و سازمان در برابر تغییرات محیطی چگونه عکس العمل نشان می دهد (میرکمالی و فرهادی راد، 1392). ساختار سازمانی، چارچوب هماهنگی دانشگاه با محیط بیرونی است و شرایط لازم برای رسیدن به اهداف دانشگاه را فراهم می کند. حفظ انسجام کلی دانشگاه به عنوان یک سازمان، تسهیل روابط بین افراد و بخشها، ایجاد بستر مناسب برای ظهور و بروز خلاقیت، مشارکت، یادگیری و نهایتا سازگاری با تغییرات و پویایی های محیط بیرونی، نمونه هایی از اهدافی هستند که انتظار می رود ساختار سازمانی دانشگاه، زمینه دستیابی به آنها را فراهم آورد. اندیشمندان آموزش عالی نیز برای رسیدن به اهداف دانشگاه، مدلهای دانشگاهی متفاوتی را طراحی کرده اند که هر کدام دارای ساختار سازمانی ویژه ای هستند. بارتون کلارک (1998) در «دانشگاه کارآفرین» معتقد است که ساختار سازمانی مناسب برای دانشگاه، باید دارای سطوح مدیریت چندگانه بوده و لازم است مدیریت در همه سطوح سازمان دانشگاه تقویت شود. باربارا اسپورن (1999) با ارائه مدل دانشگاه، ساختار سازگار، رویکردی شبکه ای را برای ساختار سازمانی دانشگاه، پیشنهاد می کند. باودن و مارتون (1998) در مدل دانشگاه یادگیرنده، تیم سازی و تشکیل گروههای تحقیق و کانتزن (2004) با رویکردی کارکردی، ساختار سه لایه ای دانشگاه را برای دسترسی به این اهداف، پیشنهاد می کنند. تحقیق میرکمالی و فرهادی راد (1392) نشان می دهد که تیم سازی، ارتباطات شبکه ای، ساختار سازمانی چند لایه و هسته های مدیریتی چندگانه و هوشمندی و خودسازماندهی، تأثیر بسیار زیادی بر انعطاف پذیری و در نهایت سازگاری دانشگاه با محیط بیرونی داشته و ابعاد اصلی مدل ساختار سازمانی تلفیقی را تشکیل می دهند (میرکمالی و فرهادی راد، 1392).

ساختار هر سازمان معمولا بر پایه اهداف و با توجه به راهبردهایی که برای رسیدن به اهداف سازمان تدوین شده است، طراحی می شود؛ اما امروزه، نظریه های علمی نوین از قبیل نظریه آشوب و نظریه پیچیدگی، نشان می دهند که محیط بیرونی دانشگاه به عنوان یک سازمان، پیچیده و ناپایدار است، غیرقابل پیش بینی و احتمالی است و فقط می توان بر آن کنترل محدودی داشت؛ بنابراین در طرایح ساختار مناسب برای سازمان دانشگاه، صرف توجه به اهداف و راهبردها، کافی به نظر نمی رسد و لازم است متغیر دیگری به نام محیط بیرونی، وارد معادله ساختار – هدف دانشگاه شود. در حقیقت، از طرفی دانشگاهها در محیطی پر از آشوب، پیچیدگی و تغییرات مداوم به فعالیت می پردازند و از طرف دیگر از ساختار سازمانی انتظار می رود که چارچوبی منسجم برای هماهنگی، کنترل و بهینه سازی و فرایندهای دانشگاه، فراهم آورد؛ بنابراین، لازم است بین این دو مقوله تناسب و سازگاری وجود داشته باشد و با اصلاح، بازانگاری و بازآفرینی ساختار سازمانی دانشگاهها، زمینه بقا و سازگاری با محیط بیرونی و در نهایت دستیابی به اهداف این نهاد اجتماعی فراهم شود (میرکمالی و فرهادی راد، 1392).

پیاده کردن مباحثی از قبیل توانا سازی، غیرمتمرکز کردن ساختار سازمانی، تفویض اختیار، مدیریت مشارکتی، تغییر فرهنگ سازمانی حاکم بر دانشگاه، تشویق خلاقیت در دانشگاه، پذیرش فرهنگ نقدپذیری، انعطاف پذیری در مدیریت و برنامه ریزی دانشگاهی، حس مسئولیت پذیری مدیران دانشگاه، داشتن تفکر راهبردی، خودسازماندهی دانشگاه و توانایی مدیران دانشگاه که همگی راهکارهایی برای گسترش ارتباط دانشگاه با محیط اطراف هستند بدون تغییر در شیوه نگرش و بینش مسئولان و مدیران رده بالا و تحول در ساختار سیاسی و اداری حاکم بر کشور، امری دشوار است (غیاثی ندوشن و مالک پور، 1394).

برای سازگاری با محیط پرآشوب و پیچیده کنونی، دانشگاهها لازم است دارای ساختار سازمانی بسیار منعطفی باشند. به زعم تایشلر (2009) انعطاف پذیری، کلید اصلی سازگاری دانشگاه با محیط بیرونی است. ساختار سازمانی دانشگاه باید بتوانند با تسهیل روابط بین افراد و بخشهای مختلف دانشگاه، بالابردن سرعت تصمیم گیری، تسریع فرایندهای جاری دانشگاه و ایجاد فرصت برای مشارکت همگانی در فعالیتهای دانشگاهی، زمینه ساز واکنش مناسب در برابر تغییرات محیط بیرونی باشد. برای رسیدن به چنین هدفی، ارتباطات شبکه ای، تیم سازی و اداره اشتراکی، هسته‌های مدیریتی چندگانه و هوشمندی و خود سازماندهی به عنوان عوامل اصلی مؤثر بر انعطاف پذیری ساختار دانشگاه هستند.

از دیدگاه فراستخواه (1387) نیز زمینه‌های ساختاری آموزش عالی و دانشگاه از عوامل مؤثر در فرایند برنامه‌ریزی و تضمین کیفیت نظام دانشگاهی ایران است. در سطح کلان آموزش عالی یک کشور، این موضوع به میزان عدم تمرکز، قابلیت انعطاف و مشارکت‌پذیری نظام و به رسمیت شناخته شدن استقلال دانشگاهی و آزادی علمی بر می‌گردد. فقط برای یک دانشگاه خودگردان است که مفهوم خود تنظیمی و خود حسابرسی و فعالیت درون‌زای برنامه‌ریزی و ارزشیابی برای اداره خوب و بهره‌وری موضوعیت می‌یابد. در سطح درون دانشگاه، این امر با حرفه‌ای تلقی شدن مدیریت دانشگاهی و قابلیت محوری آن بر مبنای هنجارهای درونی علمی و برکناری از سیطره ایدئولوژی و سیاست ارتباط دارد. هر چه پست ریاست دانشگاه، سیاسی و ایدئولوژیک شود و منعکس‌کننده ساخت عمودی قدرت در نظام سیاسی باشد، ماهیت حرفه‌ای برنامه‌ریزی و ارزشیابی تحت‌الشعاع اهداف سیاسی قرار می‌گیرد و مشروعیت و معناداری آن از بین می رود. از سوی دیگر، هرچه ساخت مدیریت درونی دانشگاه مبتنی بر مشارکت اعضای هیئت‌علمی در تصمیم‌گیری‌ها و اختیارات گروه‌ها در برنامه‌ریزی درسی و آموزش عالی باشد، به همان میزان، برنامه‌ریزی، تفکر برنامه‌ریزی و ارزشیابی برای اعضای هیئت‌علمی، معنا و موضوعیت می‌یابد. وقتی آن‌ها در تعریف اهداف مشارکت دارند، به اندازه‌گیری میزان تحقق آن نیز راغب می‌شوند. همان طور که فقط در صورت به رسمیت شناخته شدن قانونمند حق‌وحقوق دانشجوست که وی می‌تواند درباره برنامه‌ریزی و کیفیت فرایند یادگیری و یاددهی و سایر امور قضاوت کند. وانگهی، برنامه‌ریزی و ارزشیابی آموزش عالی برای ذینفعان بیرونی (در بازار کار و سرمایه و نیز زیست جهان فرهنگی جامعه) هنگامی معنا خواهد داشت که نظام‌های آموزش عالی از شفافیت لازم برخوردار باشند (فراستخواه، 1387).

 طراحی ساختار سازمانی مناسب، تهیه و تنظیم شرح وظایف و شرایط احراز مشاغل از جمله فعالیت‌هایی است که برای تحقق اهداف و مأموریت‌های هر سازمانی لازم است. ساختار سازمانی بیانگر روابط و نحوه تقسیم و توزیع وظایف میان واحدهای سازمانی، حدود اختیارات، سلسله‌مراتب و سطوح مدیریتی و سرپرستی است که در سازمان نظم ایجاد کرده و منجر به توسعه‌یافتگی می‌گردد.



bullet شرح وظائف : 

1 نظارت بر استقرار ساختار تشکیلاتی دانشگاه

1 دریافت و بررسی گزارش‌های تخصیص پست‌های سازمانی از هیئت اجرایی منابع انسانی و مدیریت امور هیئت‌علمی

1 زمینه‌سازی به منظور کاربرد روش‌های تحول سازمانی در دانشگاه

1 بهبود فرآیندهای اجرایی برای ارتقای بهره‌وری و افزایش کیفیت با همکاری واحدهای ذی‌ربط

1  سیاست‌گذاری و نظارت کلان بر فرآیند آموزش کارکنان و تعالی اعضای غیر هیئت‌علمی

1 همكاري و تعامل مستمر با مجموعه اقدامات لازم در خصوص طراحي، بازنگري و اصلاح ساختار دانشگاه

1 تدوين و به روزرساني مستمر شرح وظايف واحدها و پست‌هاي سازماني

1 نظارت بر حسن اجراي تشكيلات مصوب دانشگاه

1 بررسي پيشنهاد‌هاي ادغام، انحلال و يا ايجاد واحدهاي سازماني و ارائه به هيأت امنا

1 بررسي پيشنهادهاي حذف و يا ايجاد واحدهاي سازماني و تأمين پست‌هاي سازماني مورد نياز

1 بررسي و اعلام نظر درخصوص نحوه اجراي آيين‌نامه‌ها و مقررات مرتبط با ساختار و تشكيلات

1 همكاري و تعامل مستمر با مديريت امور اداری در برنامه‌ريزي منابع انساني

1 همكاري و تعامل مستمر با مديريت امور اداری در اجراي طرح طبقه‌بندي مشاغل

1 بروز رسانی ساختار سازمانی با توجه به اهداف و مأموریت‌های دانشگاه

1 بروز رسانی شرح وظایف و شرایط احراز کلیه مشاغل دانشگاه

1 بررسی شرایط احراز کارکنان جهت تبدیل وضعیت ایشان (رسمی آزمایشی شدن یا استخدام پیمانی) و یا جابجایی کارکنان و تائید وجود پست متناظر بلا تصدی

1 بررسی شرایط احراز رشته‌های شغلی کارکنان جهت اعمال مدرک تحصیلی کارکنان متقاضی و اعلام به دبیر هیئت اجرایی جهت طرح در هیئت اجرایی کارکنان

1 بررسی شرایط احراز رشته‌های شغلی کارکنان جهت تغییر عنوان پست سازمانی (جهت کارکنان رسمی و پیمانی) و  یا تغییر عنوان شغلی (جهت کارکنان قراردادی) و اعلام به دبیر هیئت اجرایی جهت طرح در هیئت اجرایی کارکنان

1 بررسی نرم‌افزار حقوق و دستمزد جهت مشاهده تغییرات احکام و اعمال تغییرات احکام صادر شده در فایل تشکیلات

1 بروز رسانی اطلاعات تشکیلاتی وارد شده در پورتال وزارت علوم

1 ورود اطلاعات تشکیلاتی کلیه کارکنان دانشگاه (رسمی، پیمانی و قراردادی) در پورتال سازمان اداری و استخدامی بر اساس عنوان پست یا عنوان شغلی به‌روز

1 مقایسه اطلاعات موجود در نرم‌افزار پرسنلی با فایل تشکیلات جهت بروز رسانی نرم‌افزار گزارش‌های دانشگاه

1 تکمیل و بروز رسانی زونکن مجوزهای شورای گسترش

1 تهیه و تدوین گزارش‌های لازم

1 انجام ساير امور محوله در چارچوب وظايف مدیریت طرح و برنامه

 

قوانین مرتبط

1 تعاریف و اصلاحات سازمانی و تشکیلاتی

1  اصلاحات تشکیلاتی

1 قانون اهداف، وظایف و تشکیلات وزارت علوم

1 آیین نامه تشکیلات دانشگاهها

1 آيين نامه سازماندهي و تشکيلات دانشگاه‌ها و موسسات آموزش عالي و پژوهشي

1 آيين‌نامه جامع مديريت دانشگاه ها و مؤسسات آموزش عالي، پژوهشي و فناوري

1 قانون جامع مدیریت دانشگاهها مصوب شورای عالی انقلاب فرهنگی

1 آیین نامه تشکیلات دانشگاهها و مؤسسات آموزش عالی و پژوهشی - 1394

1  ده برنامه تحول در نظام اداری کشور



برخی مقالات و پژوهش‌ها در زمینه ساختار سازمانی دانشگاه‌ها



   پایگاه قوانین و مقررات وزارت علوم، تحقیقات و فناوری



قوانین و مقررات تشکیلات، مالی و معاملاتی



قوانین و مقررات اداری و مالی